Bạn vừa tuyển dụng được một ứng viên vô cùng phù hợp nhưng do ảnh hưởng của dịch Covid-19 mà bắt buộc phải onboarding tại nhà. Nhưng nếu bạn không có một quy trình rõ ràng và chuyên nghiệp thì sẽ khó giữ chân được nhân viên lâu dài. Tại sao?

Bởi vì trải nghiệm những ngày đầu gia nhập tiêu cực làm tăng gấp đôi cơ hội nhân viên tìm kiếm một cơ hội khác. Trên thực tế, 90 ngày đầu tiên trong quá trình làm việc của một nhân viên mới tuyển dụng sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến cảm nhận của họ với công ty. Vì vậy, thời gian tuyển dụng nhân viên mới là một thời gian thú vị cho công ty của bạn, quá trình onboarding chỉn chu và tạo được sự gắn kết là yếu tố quan trọng để giữ chân nhân viên, đặc biệt trong khoảng thời gian làm việc từ xa.

Cho dù bạn đã có kinh nghiệm thực hiện quy trình này trước đó hay là lần đầu tiên bạn thực hiện đối với nhân viên làm việc tại nhà/từ xa, Hitsuji chia sẻ một số mẹo để đảm bảo quy trình onboarding từ xa giúp nhân viên của bạn luôn gắn bó và hào hứng làm việc tại công ty của bạn.

#1. Hãy cùng nhân viên mới hoàn thiện một số thủ tục trước ngày làm việc đầu tiên

Hãy hỗ trợ nhân viên mới bắt đầu hoàn thành thủ tục giấy tờ để họ có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn trong tuần đầu tiên, chẳng hạn như đào tạo và hình thành mối quan hệ với nhóm. Gửi tất cả tài liệu phục vụ cho công việc, đào tạo trước ngày làm việc đầu tiên cho nhân viên mới để họ có thời gian xem lại. Đây không chỉ là một chiến thuật dành cho những nhân viên làm việc từ xa - theo số liệu tham khảo từ "2021 State of Hiring Report", 61% trong số gần 5.000 người được khảo sát cho biết họ có thể hoàn thành tài liệu giới thiệu trước ngày đầu tiên làm việc.
(Link báo cáo tham khảo: https://hireology.com/resource/the-2021-state-of-hiring/)

Ngoài các thủ tục tuyển dụng mới, bạn cũng có thể gửi một số bài đọc thú vị từ blog của công ty bạn, các tài liệu có thể hữu ích hoặc thư từ Giám đốc điều hành của bạn chào mừng họ. Điều này sẽ giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa thư mời làm việc của họ và ngày đầu tiên làm việc để họ cảm thấy hào hứng vào ngày onboard.

#2. Trang bị trang thiết bị phục vụ cho công việc

Nhân viên làm việc tại văn phòng thường có máy tính, bàn, ghế chờ họ vào ngày làm việc đầu tiên. Nhân rộng trải nghiệm đó cho nhân viên làm việc từ xa của bạn bằng cách chi ngân sách cho nhân viên mua sắm đồ dùng thiết bị cho văn phòng tại nhà của họ. Bạn có thể cân nhắc bao gồm internet, dịch vụ điện thoại và các tiện nghi khác trong ngân sách này tùy thuộc vào vai trò của họ và chính sách công ty của bạn.

Và đảm bảo rằng máy tính của họ và bất kỳ nhu cầu thiết yếu nào khác trong ngày đầu tiên và được thiết lập trước ngày làm việc đầu tiên. Bằng cách đó, họ có thể tập trung vào công việc trong ngày đầu tiên. 

#3. Tạo những bất ngờ hoặc trải nghiệm khiến cho ngày làm việc đầu tiên trở nên đáng nhớ

Mặc dù các nhân viên làm việc từ xa sẽ không được gặp trực tiếp bạn và đội nhóm vào ngày đầu tiên làm việc, nhưng vẫn dễ dàng - và cần thiết - để biến nó thành một ngày đáng nhớ. Trải thảm đỏ ảo và đảm bảo rằng họ cảm thấy được chào đón và hòa mình vào văn hóa của công ty bạn. Dưới đây là một vài ý tưởng về cách thực hiện điều này:

• Gửi cho họ "sự quyến rũ" của công ty như một chiếc áo phông và chai nước có thương hiệu
• Tạo video về nhóm của bạn để chào đón họ
• Gửi email với thông tin về từng thành viên trong nhóm, chẳng hạn như địa điểm ăn uống yêu thích của họ hoặc chương trình truyền hình yêu thích của họ
• Tổ chức cuộc họp toàn team, nơi bạn chơi trò chơi hoặc đặt câu hỏi khám phá tính cách
• Giới thiệu họ trong cuộc họp toàn công ty của bạn hoặc trong email toàn công ty
• Chỉ định cho họ một người cố vấn từ xa để giúp họ làm quen với công ty và cách quản lý công việc từ xa

Mỗi cử chỉ này sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với nhân viên mới của bạn và sẽ làm cho họ nhanh chóng hòa nhập với văn hóa công ty hơn.

#4. Cung cấp các tài liệu và thông tin cần thiết

Cung cấp cho nhân viên mới một danh sách liệt kê mọi thứ họ cần, như thông tin đăng nhập, sơ đồ tổ chức của công ty và các liên kết đến các tài liệu và trang web quan trọng, sẽ giúp ích rất nhiều cho nhân viên mới của bạn. Lưu mọi thông tin này ở một file và có thể chỉnh sửa hoặc thêm thông tin bất cứ khi nào bạn cần. Bạn có thể sao chép file này cho các nhân viên mới sau đó của mình trong tương lai hoặc tạo cơ sở dữ liệu chứa tất cả thông tin của bạn trên world wide web để mọi nhân viên có thể truy cập bất kỳ lúc nào.

#5. Lên lịch các cuộc họp và check-in thường xuyên

Thêm các cuộc họp vào lịch của nhân viên  để họ có thể biết được những tuần đầu tiên của họ sẽ như thế nào. Mời họ tham gia các cuộc họp nhóm định kỳ, cũng như các cuộc họp cung cấp thông tin mà bạn nghĩ có thể giúp họ bắt kịp tiến độ. Tổ chức các bài thuyết trình với các trưởng nhóm, những người có thể giải thích chi tiết về các nhóm khác nhau trong tổ chức của bạn. Yêu cầu nhóm của bạn lên lịch trực tiếp để tìm hiểu về việc tuyển dụng mới của bạn và đảm bảo rằng các nhà quản lý có lịch họp hàng tuần hoặc hai tuần một lần để theo dõi quá trình gia nhập với nhân viên mới. Mỗi cuộc họp này sẽ rất quan trọng đối với sự phát triển của nhân viên mới tại tổ chức của bạn.

#6. Tìm hiểu về cảm nhận của nhân viên mới trong những ngày đầu tiên theo mô hình: 1-7-30-60 days 

Hỏi thăm, chia sẻ với nhân viên mới về cảm nhận của họ về những ngày đầu tiên, tháng đầu tiên làm việc.  Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về những thiếu sót và thành công của bạn, cũng như  cải thiện  cho các đợt tuyển dụng sau trong tương lai.

Bạn có thể thực hiện điều này một cách ẩn danh thông qua một cuộc khảo sát nhân viên hoặc trong cuộc gặp trực tiếp với người quản lý nếu nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi trực tiếp đưa ra phản hồi của họ.
 

Quá trình onboarding là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong suốt khoảng thời gian làm việc của nhân viên, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn đã lên một quy trình chỉn chu để tạo ra trải nghiệm tuyệt vời. Để biết thêm mẹo về tất cả mọi thứ về tuyển dụng từ xa, hãy cùng theo dõi Hitsuji Consulting Vietnam, nơi chúng tôi sẽ cung cấp và chia sẻ thêm nhiều tips phục vụ cho quá trình tuyển dụng và quản lý nhân sự.