1. Data-driven Recruiting (tuyển dụng dựa trên dữ liệu) là gì?

Data-driven Recruiting là việc ứng dụng nền tảng và phân tích cơ sở dữ liệu đối với quy trình tuyển dụng, từ đó đưa ra các quyết định tuyển dụng.

Nhằm đánh giá chính xác hiệu quả của quy trình tuyển dụng, nhà tuyển dụng thường thu thập rất nhiều chỉ số nội bộ lẫn bên ngoài. Chẳng hạn nguồn ứng tuyển của ứng viên; chi phí tuyển dụng; thời gian để tuyển được người cho một vị trí,… Công việc này góp phần loại bỏ thói quen suy đoán không có căn cứ và thành kiến cá nhân; đảm bảo quy trình minh bạch; và công ty sẽ tìm được ứng viên phù hợp nhất cho vị trí đó.

2. Data-driven Recruiting được ứng dụng như thế nào? 

Tìm kiếm ứng viên (sourcing)

Biết được hồ sơ ứng viên đến từ đâu là một chỉ tiêu cực kỳ quan trọng đối với nhà tuyển dụng. Đồng thời, đây được xem là ví dụ tiêu biểu cho việc sử dụng data ra quyết định. Trong các đợt cao điểm tuyển dụng, HR phải theo dõi liên tục xem kênh nào đem lại nguồn ứng viên lớn nhất; và chất lượng nhất, chi phí cho mỗi đơn ứng tuyển đó là bao nhiêu. 

Một công ty thường sử dụng khá nhiều kênh tuyển dụng như: Website việc làm, biển quảng cáo, Facebook Ads, Google Ads, headhunt,… Nên việc thu thập và phân tích các chỉ số này giúp họ kịp thời điều chỉnh chiến lược tuyển dụng. Kênh nào tối đa ứng viên, tối ưu chi phí thì sẽ đầu tư vào đó. Kênh nào chưa đem lại hiệu quả thì có thể tạm ngừng sử dụng. 

Quá trình sàng lọc & lựa chọn

Đây là quá trình nhà tuyển dụng sàng lọc “biển hồ sơ” để chọn ra những ứng viên phù hợp nhất với vị trí đăng tuyển. Dữ liệu cần thu thập bao gồm:

• Sàng lọc hồ sơ – Học vấn, kinh nghiệm làm việc, bằng cấp,…
• Đánh giá kỹ năng – Điểm từ bài đánh giá của công ty, năng lực chung, tính cách, định hướng công việc.
• Phỏng vấn – Điểm số cho từng câu trả lời của ứng viên liên quan đến kinh nghiệm làm việc; kỹ năng giao tiếp và mức độ phù hợp với văn hoá công ty. 

Trải nghiệm ứng viên

Trải nghiệm của ứng viên là cảm nhận chung của họ về quy trình tuyển dụng của công ty, suốt quãng thời gian từ lúc ứng viên nộp hồ sơ; nhận lời mời phỏng vấn, phỏng vấn trực tiếp, nhận offer và onboarding. 

Khi ứng viên onboard được một thời gian, nhà tuyển dụng có thể đánh giá thêm mức độ hài lòng của ứng viên với công việc (Candidate job satisfaction). Cụ thể, chỉ số này so sánh kỳ vọng của ứng viên trong quá trình tuyển dụng với thực tế công việc hàng ngày. Điểm càng cao chứng tỏ mô tả công việc cho vị trí đó phản ánh chính xác; rõ ràng.

3. Những lợi ích của việc tuyển dụng dựa trên dữ liệu: 

Tiết kiệm thời gian và chi phí tuyển dụng

Thu thập data sẽ giúp nhà tuyển dụng “thấy được” điểm tắc nghẽn trong quy trình tuyển dụng hiện tại. Từ đó, họ sẽ quyết định được nên bỏ bớt bước đó; hay chuyển sang tự động hoá bước đó nhằm tối ưu thời gian tuyển dụng. Nhưng trước hết, nhà tuyển dụng cần phác thảo tổng quát quy trình hiện có và trên từng chặng; thu thập các chỉ số quan trọng như:

• Tỷ lệ ứng viên bỏ ngang
• Thời gian tuyển dụng trung bình theo từng vị trí
• Phương pháp tuyển dụng: Website việc làm, sự kiện tuyển dụng vs giới thiệu (Referrals), headhunt,...
• Quỹ thời gian cho từng giai đoạn tuyển dụng (bạn mất bao lâu để tìm ứng viên và bao lâu để phỏng vấn,…)

Bên cạnh đó, các dữ liệu có được trong quá trình tuyển dụng như một “bức tranh” về chân dung ứng viên (Candidate Personas). Từ đó, giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn rõ ràng hơn về tập ứng viên mà mình đang có, trên cơ sở so sánh với hình mẫu ứng viên lý tưởng mà họ đang tìm kiếm. Nhờ việc tập trung vào những yếu tố quan trọng, đem lại hiệu quả tuyển dụng cao nhất và loại bỏ các quy trình hiệu suất kém hoặc không cần thiết, tổng chi phí tuyển dụng sẽ giảm đi đáng kể.

Đưa ra các quyết định tuyển dụng chính xác và khách quan

Cái giá phải trả cho những quyết định tuyển dụng sai làm cực kỳ đắt. Tuyển dụng sai người không chỉ khiến doanh nghiệp lãng phí thời gian, tiền bạc, công sức, mà còn khiến nhà tuyển dụng vất vả khi phải tìm ứng viên thay thế. Do vậy, đánh giá đúng và toàn diện năng lực ứng viên từ sớm là yếu tố quan trọng hàng đầu. Và chỉ có data mới giúp chủ doanh nghiệp, nhà tuyển dụng hiện thực hoá điều đó; khi đã loại bỏ hoàn toàn yếu tố “trực giác” trong các quyết định.

Bằng cách thu thập và phân tích các dữ liệu trong đánh giá ứng viên (điểm đánh giá dựa trên khung năng lực, kết quả phỏng vấn có cấu trúc, kết quả bài test online, v.v), nhà tuyển dụng sẽ có cho mình cái nhìn toàn diện hơn chân dung từng ứng viên, từ đó có cái nhìn khách quan hơn trong việc ra quyết định tuyển dụng.

Như vậy Hitsuji đã cùng các bạn tìm hiểu về Data-driven Recruiting - tuyển dụng dựa trên dữ liệu. Đây được xem là một bước đi đột phá mới trong xu hướng tuyển dụng thời đại công nghệ 4.0. Biết được những lợi thế của việc sử dụng và quản lý dữ liệu, nhà tuyển dụng có thể tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, tiết kiệm thời gian và chi phí, cũng như đạt được hiệu quả cao hơn.